Popis pracovní činnosti

Na základě znalostí potřeb organizace a analýzy práce můžete popsat práci (stanovit náplň práce). Tento popis práce odpovídá konkrétnímu pracovnímu místu (pozici) – např. referent oddělení nákupu, skladník atp. Tedy nejčastěji jedné pracovní pozici zastávané jednou osobou.

Popis práce stanovuje:

• podřízenost, nadřízenost

• odpovědnosti,

• kompetence (pravomoci),

• vlastní dílčí činnosti.

Proč zpracovávat popis práce a jaké je jeho využití? Pomineme-li povinnosti vyplývající z pracovně právních vztahů, umožňuje dobře zpracovaný popis práce, získat:

• jasná pravidla a podmínky pro zadávání a kontrolu úkolů,

• oporu pro finanční odměňování,

• jednoznačné stanovení odpovědností,

• kriteria pro pracovní hodnocení,

• podklady při zastupování,

• podklady pro personální práci – např. stanovení rozvojových potřeb, organizační změny atp.,

• podklady pro výběrová řízení nových pracovníků.

Popis pracovní činnosti je zpracováván písemně. Měl by být v organizaci vytvořen pro každou pozici a v souladu se základní interní dokumentací. U popisu práce převažuje jeho dlouhodobá platnost, proto je někdy zpracován obecněji. Přílišná strohost a obecnost pak vyžaduje ústní komentáře a doplnění informací. Jejich – nejčastěji - ústní podání pak je často nepřesné, vícevýznamové a může být i tendenční či odpovídat příliš osobnímu pojetí. A zároveň nadpotřebně detailní zpracování může být nevhodné, zejména , vede-li k jakémusi mechanickému výkonu „všeho toho, co se po pracovníkovi jednoznačně chce“, přestože vlastní práce vyžaduje i určitou samostatnost, improvizaci a rozhodnost. Obecné, nekonkrétní zpracování pak vede k tomu, že popis práce není využíván. Zaměstnanci ani manažeři jej neznají a popis práce je pak pouze jakýmsi formálním textem.

V praxi jednoznačně zpracovaným popisem pracovní činnosti předcházíme mnoha nedorozumění a konfliktů typu: „ kdo co měl udělat, jak a na čí pokyn, koho se měl zeptat, kdo to měl zkontrolovat, kdo nese odpovědnost za jiný termín atp.“ Tedy mnoho nám všem dobře známých „provozních rozhovorů“. Tyto provozní nesrovnalosti mohou pramenit i z nedostatečně stanovené pracovní náplně, či její neaktuálnosti. Mnohdy sice náplně práce zpracovány jsou, ale v podstatě „uloženy u personalistů“ a s jejich obsahem nepracujeme. V kompetenci vedoucího pracovníka je vyžádat si souhlas k aktualizaci pracovních náplní a upravit je v součinnosti s jejich schvalovatelem tak, aby plně odpovídaly reálné situaci. Určitě najdete i vhodnou formu, jak následně obsah pracovní náplně popularizovat a jeho znalost zajistit u podřízených. To určitě posílí následné dodržování pracovních povinností. Vhodnou příležitostí pro vás může být jakási „revize“ pracovní náplně a ověření souladu toho, co pracovník má dělat a co ve skutečnosti dělá, při následujícím pravidelné pracovním hodnocení. Navíc to může dodat zcela konkrétní rozměr motivačního rozhovoru. Snížíme tak formálnost hodnotících setkání.

Námět: Ověřte si aktuálnost popisů práce pozic ve vaší podřízenosti. Možná budete překvapeni, jak jsou obecně napsané či neaktuální a že třeba i některé „nejsou“. Možná to bude důvod, proč nejsou využívány a proč se možná „dohadujeme, kdo za co může a měl by dělat…“

Popis práce by měl mít u sebe manažer, jemuž přináleží řízení pozice. Je to jeden z jeho základních řídících nástrojů, a proto by jej měl využívat.

Využití popisu práce pro seznámení se s obsahem pracovní činnosti uchazečů o práci je jednoznačné. Lidé, kteří znají dokonale obsah práce, jej sice mohou velmi poutavě převyprávět, ale možná v jejich sdělení zaniknou některé odpovědnosti, podstatné detaily či celkový obraz o pozici. Uchazeči o práci bychom měli poskytnout dokonalou vyváženou informaci - co jej čeká, komu bude podřízen a jaké bude mít pravomoci, co a kde vlastně bude dělat. Zde je písemná informace nezastupitelná. Pokud popis práce obsahuje neveřejné informace, pořiďme si z něj účelový obecnější výpis, který pak můžeme ve styku s uchazeči o zaměstnání využívat a popularizovat.

#zaměstnanec #zákoníkpráce #pracovnísmlouva #náplňpráce